Q: Automatisation des tâches - Quel accompagnement possible ?

Nous recommandons une approche progressive en partant de la matrice des tâches . Il est important avant tout de bien déterminer quelles tâches sont réellement automatisables et surtout souhaitables à automatiser. La bonne approche consiste à chercher la meilleure combinaison entre les gains obtenus (business, productivité, satisfaction, qualité de vie au travail...) et la complexité d'implémentation (tâche facile à automatiser ou non, dépendance à d'autres processus, difficultés techniques, budgets...). Dans un second temps, rechercher les solutions d'automatisation qui conviennent le mieux selon le besoin de complexité ou non et le coût d'usage. C'est le deuxième équilibre qu'il faut trouver pour éviter de sous ou surdimensionner la solution. La dernière étape de notre accompagnement, avant le suivi opérationnel et financier que nous vous laisserons gérer, consiste à choisir si besoin les prestataires les plus à même d'intervenir (si nous avons besoin de compétences complémentaires). Cette approche progressive et guidée vous garantit de ne pas aller trop vite sur des tâches qui semblent au départ pertinentes et simples, mais bien, d'être certain de choisir celles qui auront le meilleur rapport impact/coût & complexité .

Q: Par quoi commencer pour automatiser les tâches ?

A partir de la liste des tâches éligibles (voir la matrice des tâches) , choisir des sujets faciles et des processus autonomes. Par exemple certains sujets administratifs répétitifs dont une seule personne est concernée (ou plusieurs personnes mais pour des tâches séquentielles d'un même processus). Evitez de partir sur l'automatisation des tâches les plus lourdes proposant les meilleurs gains sur le papier, préférez une approche par petits pas successifs. Lorsque le premier pas est maîtrisé, passer au deuxième, etc. Cela présente l'avantage de toujours avoir une maîtrise des coûts et la vision immédiate des résultats. Cela permet aussi progressivement d'acculturer les équipes et d'obtenir un engagement fort des salariés. En d'autres termes, partez sur des processus simples et maîtrisés et faites la preuve de la valeur à chaque étape pour vérifier l'adhésion.

Question 1

Automatisation des tâches - Quel accompagnement  possible ?

Accepted Answer

Nous recommandons une approche progressive en partant de la matrice des tâches. Il est important avant tout de bien déterminer quelles tâches sont réellement automatisables et surtout souhaitables à automatiser.
La bonne approche consiste à chercher la meilleure combinaison entre les gains obtenus (business, productivité, satisfaction, qualité de vie au travail...) et la complexité d'implémentation (tâche facile à automatiser ou non, dépendance à d'autres processus, difficultés techniques, budgets...).
Dans un second temps, rechercher les solutions d'automatisation qui conviennent le mieux selon le besoin de complexité ou non et le coût d'usage. C'est le deuxième équilibre qu'il faut trouver pour éviter de sous ou surdimensionner la solution.
La dernière étape de notre accompagnement, avant le suivi opérationnel et financier que nous vous laisserons gérer, consiste à choisir si besoin les prestataires les plus à même d'intervenir (si nous avons besoin de compétences complémentaires). Cette approche progressive et guidée vous garantit de ne pas aller trop vite sur des tâches qui semblent au départ pertinentes et simples, mais bien, d'être certain de choisir celles qui auront le meilleur rapport impact/coût & complexité.

Question 2

Par quoi commencer pour automatiser les tâches ?

Accepted Answer

A partir de la liste des tâches éligibles (voir la matrice des tâches), choisir des sujets faciles et des processus autonomes. Par exemple certains sujets administratifs répétitifs dont une seule personne est concernée (ou plusieurs personnes mais pour des tâches séquentielles d'un même processus). Evitez de partir sur l'automatisation des tâches les plus lourdes proposant les meilleurs gains sur le papier, préférez une approche par petits pas successifs. Lorsque le premier pas est maîtrisé, passer au deuxième, etc. Cela présente l'avantage de toujours avoir une maîtrise des coûts et la vision immédiate des résultats. Cela permet aussi progressivement d'acculturer les équipes et d'obtenir un engagement fort des salariés.
En d'autres termes, partez sur des processus simples et maîtrisés et faites la preuve de la valeur à chaque étape pour vérifier l'adhésion.

Question 3

Quelle stratégie personnalisée pour l'automatisation des tâches selon mes besoins ?

Accepted Answer

C'est ici que le Consultant apporte un maximum de valeur ajouté. S'il est assez simple de dresser la liste des tâches automatisables, étudier les solutions techniques possibles et trouver celles qui offrent le meilleur équilibre, nécessite de connaître à la fois le champ des possibles mais aussi de rester à jour des avancées technologiques et des solutions du moment (outils d'automatisation des tâches, outils d'IA selon les besoins, API, contexte technique en place au sein de votre entreprise) et aussi les sujets sécurité et juridique !
Il existe cependant des solutions prêtes à l'emploi et qui ont déjà fait leurs preuves dans des cas d'usage précis et maîtrisés, nous recommandons si vous le faites seul(e)s, de partir sur cette stratégie. C'est la meilleure stratégie pour effectuer des tests et des pilotes. Néanmoins cette approche peut rapidement être limitante et ne permet pas toujours de passer à l'échelle. Nous pourrons vous accompagner à la fois sur ces phases de preuve de concept et également sur les phases d'implémentation de solutions plus robustes et plus larges.

Question 4

Qui fait la mise en œuvre de l'automatisation des tâches ?

Accepted Answer

Lister l'ensemble des cas d 'usage et des solutions serait long mais voici quelques cas du plus simple et facile à implémenter au plus complexe mais générant une forte valeur ajoutée.
- Automatisation de la gestion des emails (sans IA)
- Automatisation des tâches administratives (sans IA)
- Automatisation des réponses client avec des chatbots simples (avec IA de base)
- Prédiction des stocks et gestion des approvisionnements (avec IA avancée)
- Optimisation des campagnes marketing (avec IA avancée et machine learning)
Cette liste progressive vous permet d'identifier des idées de cas d'usage imaginables au sein de votre entreprise. Il n'y a pas de limite si le processus peut être décrit et répété. La question clé est celle de l'objectif que l'on se fixe avec cette automatisation des tâches.

Question 5

Quels exemples d'automatisation des tâches ?

Accepted Answer

Il est fixé au préalable lors de la réunion de cadrage et basé sur le volume global de jours nécessaires convenu. C'est un forfait incluant également le temps de travail hors site, sans aucune autre facturation additionnelle (sauf frais de déplacement éventuels selon contexte). Le coût varie naturellement selon le scope confié et la taille de l'entreprise (environ 3 à 5k€ pour une TPE, 5 à 10k€ pour une PME/PMI, ETI dépend davantage du temps total d'investigation).

Question 6

Automatisation des tâches : quels coûts prévoir pour quel ROI ?

Accepted Answer

Si l'on considère 3 cas représentatifs parmi ceux évoqués lors de la question précédente (exemples d'automatisation des tâches), on pourrait estimer les coûts et ROI selon ces fourchettes :
- Automatisation de la gestion des emails (sans IA) : très faible coût d'implémentation pour quelques heures économisées par employés et par semaine. Ajoutez 20€ à 50€/mois selon les quantité d'automatisations appelées avec des outils plus puissants come Make ou Zappier. Le ROI est donc quasi immédiat. Pour des tâches administratives, on peut estimer le gain jusqu'à 10% du temps passé et le coût de 500 à 2000€/an selon les outils. ROI 3 à 6 mois (sans IA).
- Automatisation des réponses client avec des chatbots simples (avec IA de base) : 2 à 5000€ pour la mise en place initiale et 50 à 200 €/mois pour les coûts de maintenance et usage (avec IA de base). Gains selon le % de requêtes clients pouvant être traitées automatiquement. Exemple si 30% des requêtes (et volume élevé de demandes) ROI 6 à 12 mois.
- Prédiction des stocks et gestion des approvisionnements (avec IA avancée) : de 10 à 50'000€ pour un projet sans complexité et s'intégrant dans un ERP existant. Gains estimés sur la réduction des coûts liés aux surplus de stock, ruptures, amélioration du flux de trésorerie, ROI de 12 à 24 mois.

Question 7

Quel est le coût d'un diagnostic IA approfondi ?

Accepted Answer

Il est fixé au préalable lors de la réunion de cadrage et basé sur le volume global de jours nécessaires convenu. C'est un forfait incluant également le temps de travail hors site, sans aucune autre facturation additionnelle (sauf frais de déplacement éventuels selon contexte). Le coût varie naturellement selon le scope confié et la taille de l'entreprise (environ 3 à 5k€ pour une TPE, 5 à 10k€ pour une PME/PMI, ETI dépend davantage du temps total d'investigation).

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Quels exemples d'automatisation des tâches ?

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